Hay quien encuentra en la más larga de las reuniones un espacio de realización personal. Sí, mientras más largas sean más las disfrutan, aunque en ellas no se aborden temas nuevos, o no se aporten o generen ideas que contribuyan al óptimo desempeño laboral o a tener una mejor organización del tipo que sea.
Por increíble que parezca, son muchos los directivos que convocan, en estos tiempos de tanta operatividad, a reuniones a deshora, o lo que es peor, en horarios en los que se debía estar laborando.
Ojo, no somos detractores a ultranza de un encuentro necesario, en el que se informe a los trabajadores o se debatan temas de interés para la entidad, pues las reuniones bien planificadas y justificadas mejoran la comunicación, sirven para trabajar en equipo, llegar a consensos, establecer metas, diseñar estrategias y hasta aclarar dudas.
Sin embargo, no es menos cierto que día a día lidiamos con todo tipo de convocatorias y citas para encuentros improductivos, en los que se pierde tiempo y muchas veces no aportan ni resuelven absolutamente nada.
¿Cuándo una reunión fracasa o es improductiva? Fracasa cuando no tiene objetivos claros, cuando se extiende porque varias personas deciden hablar sin parar, y es que a muchos les gusta escucharse. No hay dudas de eso. Fracasa cuando no se llega a acuerdos. Fracasa cuando se extiende por horas diciendo lo mismo de hace un mes atrás. Fracasa cuando se hace una reunión porque toca por plan de trabajo y no se ha preparado para ella un tema puntual con un orden del día preciso y, sobre todo, necesario y pertinente.
Se dice, además, que los encuentros innecesarios reducen la productividad y socavan el interés de los trabajadores.
Este tema ha sido muy estudiado de cara al ámbito empresarial y a la administración pública. Y es que el tiempo es un recurso que todos tenemos a la mano, pero no todos somos capaces de emplearlo bien y aprovecharlo. Tampoco todos son capaces de respetar el tiempo del otro.
Por ello es imprescindible que quien convoque a una reunión defina con objetividad cuáles son sus propósitos e intente agotar el tema, sin eternizar el contacto, de manera que no sea necesario abordarlo nuevamente dentro de tres días.
Vital resulta también crear un ambiente participativo, de forma tal que los asistentes sientan que son importantes en la reunión, que su criterio es tomado en cuenta y que no están en ella como simples espectadores.
Un aspecto a tener en cuenta es el uso de las plataformas y redes sociales en internet para mantener informados a los subordinados. Son canales óptimos de vías de comunicación que permiten la socialización de contenidos de carácter público en la organización; aquello que sea estratégico tendrá otros espacios para ser compartido.
A evitar reuniones innecesarias han llamado también el Presidente de la República y el Primer Ministro, para quienes lo esencial es concentrarse en tareas que definan el camino de la productividad en el país, sin que las personas pierdan sus valiosas horas en otras cuestiones.
Nadie tiene derecho a administrar nuestro tiempo, mucho menos a hacerlo de forma indiscriminada. Ser eficiente transita también por ese camino.
